Gestionezi o echipă de peste 7 vânzători? Cum faci faţă situaţiei?

Munca unui director de vânzări nu este uşoară, mai ales dacă acesta gestionează o echipă relativ numeroasă, iar compania nu îi pune la dispoziţie uneltele necesare. Pe de altă parte, munca unui director de vânzări este foarte importantă pentru succesul companiei, pentru că rezultatele echipei pe care acesta o conduce se reflectă direct în cifra de afaceri şi profitabilitate.

Când numărul agenţilor de vânzări dintr-o echipă trece de 7-8, viaţa directorului de vânzări se complică considerabil. Indiferent de experienţă, îi este dificil spre imposibil să gestioneze manual toate interacţiunile cu echipa, să reţină detalii şi să înţeleagă bine situaţia, fără să piardă întreaga zi cu şedinţe şi discuţii. Nu ne referim aici la activităţi inerente funcţiei de „sales manager” şi care ţin de motivarea echipei, leadership, trasarea şi ajustarea unei strategii, training şi poate chiar efortul de realizare a unui target propriu. Avem în vedere, cu precădere efortul de gestiune a informaţiilor şi interacţiunilor cu echipă: de la analiza datelor, până la alocarea de sarcini membrilor echipei şi posibilitatea obţinerii unei imagini de ansamblu a situaţie reale.

În funcţie de specificul companiei, o echipa de peste 7-8 agenţi de vânzări poate genera un volum ridicat de activitate (interacţiuni precum vizite, oferte, negocieri, discounturi, finalizare de contracte etc) care, în lipsa unei aplicaţii informatice performanţe de tip Customer Relationship Management, pot bloca efectiv activitatea şi creativitatea unui director de vânzări.

Care sunt din această perspectivă, cele mai frecvente dificultăţi întâmpinate de un director de vânzări care gestionează o echipă relativ numeroasă?

Lipsa unei imagini de ansamblu asupra activităţii. Un director de vânzări are nevoie de toate piesele din puzzle precum şi de abilităţile necesare pentru a le combina perfect. De cele mai multe ori însă informaţiile sunt fragmentate, pentru că fie lipsesc sau nu ajung în timp util, fie există în diverse sisteme informatice (ERP, gestiune financiar contabilă). Directorul de vânzări trebuie să coreleze informaţiile primite de la agenţi cu datele referitoare la stocuri, istoricul clienţilor, debite, limite de credit etc. Fără un sistem informatic care să ofere imaginea de ansamblu, luarea unei decizii devine complicată.

Dificultăţi în centralizarea datelor din teren şi obţinerea unor rapoarte integrate. Activitatea unui om de vânzări este pe teren, mai mult la client şi mai puţin la birou. Informaţiile urmează acelaşi traseu, sunt preluate pe hârtie şi sunt centralizate, din când în când, în fişiere Excel. Pe baza acestor fişiere, Directorul de vânzări generează diverse rapoarte de activitate. Dacă informațiile nu sunt centralizate, situaţia reală din teren este greu de înţeles, iar directorul de vânzări are nevoie de şedinţe şi discuţii telefonice prelungite pentru lămurirea unor aspecte. Acestea duc la un consum mare de timp şi energie, mai ales atunci când este nevoie de informaţii consolidate pentru perioade mai lungi de timp, la nivel de oraş/judeţ, categorii de clienţi sau produse.
La fel de importantă este şi trasabilitatea ofertelor făcute în piaţă. Directorul de vânzări are nevoie să ştie permanent toate informaţiile aferente unei tranzacţii: ce agent, ce comanda, ce proiect, ce beneficiar? Altfel, există riscul neefectuării follow–up-ului, tratării diferențiate a unor agenţi sau parteneri, preluarea unor comenzi redundante etc. Sistemul CAS genesisWorld implementat de Synergizer Business Solutions oferă acces rapid la toate aceste date, indiferent de locaţie, fără telefoane şi discuţii cu echipa.

Imposibilitatea intervenţiei în timp util într-o negociere pentru accelerarea procesului de vânzare. În multe companii, directorul de vânzări are ultimul cuvânt atunci când tranzacţia şi discountul cerut de client depăşesc anumite limite. În lipsa unui CRM, acesta află prea târziu evoluţia unui lead şi rezultatele unei negocieri. Dacă ar fi avut date în timp real, ar fi sesizat imediat oportunitatea şi necesitatea intervenţiei alături de agentul responsabil. Ar fi putut să-i acorde acestuia unele derogări, sau chiar să planifice împreună o vizită la client.

Imposibilitatea alocării de lead-uri în funcție de regiunea acoperită și gradul de încărcare al fiecărui agent. Directorul de vânzări direcţionează către colegii responsabili o bună parte a activităţii. Pentru aceasta, trebuie să aibă acces permanent la agenda acestora şi să le poată aloca diverse sarcini, de la contactarea unui client nou, la retrimiterea unei oferte sau derularea unui follow-up. În lipsa unui sistem CRM, colaborarea la nivel de echipa se va face prin e-mail, apeluri şi validări telefonice, ceea ce înseamnă timp pierdut şi sincronizare dificilă.

Identificarea dificilă a ratelor de conversie întâlniri/oportunități, a valorii medii pe oportunitate, a numărului de clienţi noi versus existenți sau a numărului de comenzi pe client/unitate de timp. Astfel, Directorul de vânzări nu va putea evalua corect performanța echipei și nici dacă cei cu rezultate slabe au suficiente interacţiuni (apeluri, vizite, oferte) pentru a genera un număr destul de mare de lead-uri şi interacţiuni pentru atingerea targetului. În lipsa acestor informaţii, directorul de vânzări poate lua decizii greşite cu privire la acordarea bonusurilor, la trimiterea unor oameni la training, sau chiar la excluderea unor persoane din echipă.

Timp mare de acomodare pentru noii angajați. În fiecare companie există un flux de personal, iar statisticile arată că oamenii de vânzări sunt cei care îşi schimba cel mai des locul de muncă. Sistemul CAS genesisWorld implementat de Synergizer Business Solutions îi va permite unui angajat nou să aibă acces rapid la informaţii şi să poate prelua activitatea şi portofoliul cu un efort minim din partea superiorului direct şi fără timpi morţi. Un nou venit va şti cu exactitate istoricul clienților de care se ocupă, de la persoane de contact şi comenzi până la produse preferate şi discount-uri primite în mod obişnuit. În lipsa unui sistem informatic centralizat, o bună parte din informaţiile generate de agenţi rămân în agendele acestora şi se pierd odată cu plecarea lor din organizaţie.

Experienţa ultimilor ani ne-a arătat că pentru un director de vânzări dintr-o companie cu peste 7-8 agenţi, utilizarea CAS genesisWorld implementat de Synergizer Business Solutions este esenţială în buna derulare a activităţii. Nu doar că va putea gestiona mai eficient întreaga echipă şi va avea control deplin asupra situaţiei, dar va putea raporta la fel de rapid şi coerent către conducerea companiei, ori de câte ori i se va cere.

Cauți soluții la dificultăţile întâmpinate? Află din eBook-ul pregatit de consultanţii noștri despre „Cum gestionezi o echipă cu peste 7 vânzători, în CAS genesisWorld implementat de Synergizer Business Solutions”.

(Conţinut Premium, necesită înregistrare)