Excel în business: mărul mai mic sau nimic?

Există o dragoste mare între companiile romaneşti şi Excel, instrument răspândit de la contabilitate până la vânzări şi de la producţie până la distribuţie. Peste 60% dintre companiile mici şi medii îşi păstrează datele în fişiere Excel, în mai multe, de obicei prea multe, astfel de fişiere. Nu aş vrea să mă înţelegeţi greşit, excelul este un instrument ok şi este mai bun decât agenda clasică în care majoritatea vânzătorilor notează datele despre clienţi, întâlniri, oferte, vânzări…dar este timpul să înţelegem că există alternative mai bune şi că nu mai trebuie să ne mulţumim cu mărul mai mic.

Excel prelucrează cifre, nu informații

Pentru multe firme, Excel a fost o trecere binecuvântată de la hârtie şi a permis organizarea şi centralizarea informaţiilor. A pus o oarecare logică în relaţiile cu clienţii prin alocarea de câmpuri dedicate pentru informaţiile esenţiale (date de contact, funcţii, observaţii etc) şi prin posibilitatea sortării pe diverse criterii. Prin introducerea datelor în excel, agendele vânzătorilor şi mapele cu cărţi de vizită au devenit desuete. Excel însă rămâne un instrument de calcul tabelar, prea puţin potrivit pentru susţinerea activităţilor de vânzări, marketing şi suport. De ce?

Excel este împărăţia erorilor.

Cine spune că nu face greşeli în Excel, ori minte ori nu a făcut vreodată o înregistrare. Este foarte simplu să faci o operare eronată în excel, de la o înregistrări duble, adrese şi nume greşite până la încurcarea completă a câmpurilor, formule greşite şi versionari eronate. Erorile se propagă uşor în Excel şi sunt greu de găsit şi eliminat, ceea ce ajunge să coste timp şi bani. De asemenea, Excel-ul accepta destul de greu lucrul simultan al mai multor angajaţi pe acelaşi document, ceea ce generează versiuni multiple dar şi pierdere de timp. Cred că multora le este cunoscut genul acesta de fişiere:

Baza_Date_Clienţi_Distribuţie_Moldova_Produse_2015_versiunea2.1_final_copy2.xls

Aici se ajunge încercând să lucrezi simultan în Excel. Pentru că angajaţii nu pot face actualizări în paralel pe acelaşi fişier, documentul circula între colegi cu diverse adăugiri la denumire. Fiecare păstrează o copie locală a documentului, să fie pentru orice situaţie. Evident, Excel-ul este greu de accesat din exterior, chiar şi expus într-un serviciu de tip dropbox tot nu oferă vizibilitate şi simplitate. Dacă eşti la uşa clientului şi cauţi o informaţie legată de istoricul comenzilor, devine dificil spre imposibil să o poţi scoate dintr-un excel.Mai mult, chiar dacă aparent toată lumea ştie să lucreze în Excel, nivelul acesta de cunoştinţe este minim…foarte puţini ştiu cum să introducă o formulă, sau cum să facă sortari fără să afecteze structura tabelara. Iar când într-un astfel de fişier se adună mii de înregistrări, dificultatea creşte exponenţial.

Excel-ul pune datele în ordine, de la A la Z sau de la Z la A, de la mic la mare sau invers, nu oferă însă o imagine de calitate, pe baza unei selecţi care să ajute la înţelegerea situaţiei şi identificarea unei soluţii. Datele în format brut au tendinţa să încurce decât să ajute. Astfel de situații generează frustrări legate de accesarea şi interpretarea datelor, pentru că Excel, în ciuda graficelor frumoase pe care le poate produce, nu a fost gândit pentru gestiunea relaţiilor cu clienţii. Nu contează doar să păstrezi undeva datele despre clienţi ci mai ales logica din spatele acestei activităţi: ce date înregistrezi, cum diferenţiezi fiecare dintre câmpuri şi la ce te ajută, cum le accesezi, care sunt fluxurile, ce drepturi au angajaţii etc. Este vital ca dintr-un click (sau touch) să obţii o date concrete despre o categorie de clienţi sau produse, tendinţa vânzărilor, performanța oamenilor etc.
Mai mult, Excel nu are capacitatea sincronizării agendei între angajaţi, a plasării pe hartă a locaţiei clienţilor sau realizarea unei rute optime pentru vizitarea acestora.

În mod evident, Exc el este mai bun decât hârtia, însă din păcate suferă de o mulţime de limitări şi de cele mai multe ori tine pe loc o organizaţie. Având în vedere cele amintite mai sus, oare nu meritaţi ceva mai bun? Dacă faceți vânzări, încercați un CRM. (CAS CRM implementat de Synergizer, spre exemplu) Dacă sunteti la marketing, cu siguranță Marketing Automation (SynMA) este un mod mai eficient de lucru. Citeste si eBook-ul

„Excel sau CRM, cum poți fi mai bun în gestiunea relatiilor cu clientii”

veți găsi mai multe informații și exemple comparative despre cum arată și sunt utilizate informațiile în CAS CRM implementat de Synergizer versus un sistem obișnuit de fișiere excel. Nu vă mulțumiți cu puțin, există soluții profesionale pentru gestiunea relațiilor cu clienții și vă putem ajuta să o gasiți pe cea potrivită pentru compania dvs. Contacți-ne chiar acum!